Zoomの活用法《主催者編》ミーティング予定をスケジュールする

Zoomの活用法《主催者編》ミーティング予定をスケジュールする

Web会議やセミナーなどに便利なZoomですが、ミーティングに参加するだけならURLをクリックするだけで良くてとても便利!
この記事では、ミーティングを主催する立場の人向けに解説をしていきます。

Zoomミーティングに参加する方法もまとめているので、初めてミーティングに参加する際は、こちらを参考にしてみてくださいね♪

Zoomミーティングを主催する二つの方法

主催する際には、アカウント登録をするだけで無料で使えるようになります。

https://zoom.us/signup
こちらからサインアップします。

https://zoom.us/download
↑こちらからzoomアプリをダウンロードする事ができます。
iPhoneと、Androidスマホ用のアプリもありますので便利ですよ。

主催する基本の方法は

  • 自分の固定の個人ミーティングID(PMI)を使う方法
  • ミーティング別のIDをスケジューリングして使う方法

上記の二つの方法があります。
ブラウザから設定する方法もありますが、簡単に主催したいならアプリが設定も楽でオススメなので、アプリで解説していきますね♪

 

簡単に使うなら個人IDでも良いですが、私のオススメは、ミーティング別にIDを作る方法です。
どちらにも良さがあるので、両方とも解説しますね。
(解説に使用しているパソコンはMacですので、Windowsの場合は表示が若干違うかもしれません)

個人ミーティングIDを使う方法

Zoomのアプリを立ち上げると、ビデオあり、なしを選んでミーティングをすぐに始める事ができるのが、個人ミーティングIDを使う方法です。

アプリを立ち上げると

  • ビデオありで開始
  • ビデオなしで開始
  • 参加
  • スケジュール
  • 画面の共有
  • メニューバー

が表示されます。

オレンジ色のアイコンの「ビデオあり」または、「ビデオなし」をクリックすると、すぐにミーティング画面が立ち上がります。

 

ミーティングを開始してから、参加者にURLをお知らせする事もできますし、事前にお知らせする事もできます。

事前に参加者様にURLをお知らせする場合は
お知らせするには、まず、メニューバーの「ミーティング」をクリックします。
「個人ミーティングID(PMI)」が表示されますので、IDの下にあるコピーボタンをクリックし(招待用の文章がコピーされる)メールなどに貼り付けて参加者様にお知らせしましょう。

この際に注意したい点が一つだけあります。

この個人ミーティングIDは、アカウントの10桁の固定IDになっています。
IDを知っている全ての人が参加する事ができるIDなのです。

なので、取り扱いには注意しましょう。
私はなるべくこのIDを使わないようにしています。

やはり大事な話をしますので、万が一途中で関係のない方が入ってきたら困りますからね…

 

メンバーにしか公開しないとか、仕事でまめにミーティングとして使用する場合などは、その都度ID(参加URL)をお知らせするのも手間だと思うので、特定のメンバーにのみ知らせておくと便利でしょう。
毎回IDが変わる訳ではないので、ブックマークしておけば、そこからすぐに参加できますので♪

スポンサーリンク



ミーティング別のIDをスケジューリングして使う方法

セミナーや、勉強会、個人のサポートなどで使う場合は、こちらを使用するのをオススメします。
理由は先に書いた通りで、IDが固定ではない事と、予めスケジュールを立てておける事が理由です。

使い方は、まずホーム画面の水色のアイコン「スケジュール」をクリックします。

すると、スケジュール作成画面が別ウインドウで開きます。

トピックの部分は予めご自身のアカウント名が入っていますので、状況に応じてスケジュール名に変更すると良いでしょう。
会議名や、個人の方向けでしたら「◯◯様ミーティング」など、分かりやすい名前をつけておくと良いですね。

開始する時間や、ミーティングの開催予定時間を選びます。

ビデオを予めONにするか、ホストがミーティング開始ボタンを押す前でも参加者様が参加できるようにする事もできます。
パスワードをかける事もできるので、参加者さまへの安心感も増すことでしょう。
(参加者さまにパスワードをお伝えするのをお忘れなく)

 

これらの設定が終わったら、最後にカレンダーを選択します。
Googleカレンダーを使っている場合は、Googleカレンダーにチェックを入れ、スケジュールボタンをクリックすると、Googleへのログイン画面が立ち上がりますので、ご自身で使用されるアカウントを選択しましょう。

ZoomがGoogleアカウントを使用する事の許可をします。

下のようにカレンダーが表示され、内容が記入されますので、保存しましょう。
スケジュールに記載されるので便利ですよね♪

 

カレンダーに登録する必要がない場合は、「他のカレンダー」を選択しましょう。
招待メッセージが表示されますので、内容をコピーした後は画面を閉じてOKです。

コピーし忘れても問題ないです。
Zoomのスケジュールにはしっかりと登録されていますので、ご安心ください。

 

予定したミーティングを開始する方法

アプリのメニューバーにある「スケジュール」をクリックして予定を確認しましょう。

開始したいミーティングの欄の「開始」をクリックすると、ミーティングが始まります。
あとは参加者さまを待つのみです。

参加者さまをご招待する前に、試しにスケジュールを組んでみて、実際に使って見ると良いですよ。

使ってみたいけど、初めては自信がない、不安だ。
という場合はご相談ください。
画面共有などの便利な使い方を含めたレクチャーもできます♪

 

そうそう。
複数予定を作成しておいても大丈夫です。
トピックの部分には、ミーティング作成じにご自身で設定したスケジュール名が入りますので、誰とどんなミーティングをするのかも把握しやすいです。
(デフォルトのままだと「ご自身のアカウント名+zoomミーティング」の文字が入っています)

 

参加者さまへのお知らせ方法

参加者様へは事前にミーティングID(URL)を伝えておきましょう。

URLとしては、https://us04web.zoom.us/j/32・・・・・(数字の部分が10桁のID番号です)
スケジュール欄の予定の部分から「コピー」をクリックするとURLがコピーできます。
メールなどで日時とURLをお知らせしましょう。

その際は、ぜひ下記のZoomに参加する方法をー緒にお伝えくださいね♪
事前に使い方を確認してもらうと良いですよ。

 

オンライン会議ツール、Zoomの活用方法♪《参加者さま向け》

 

ちなみに、ミーティングの時間ですが、無料アカウントの場合は複数名で使用すると40分で制限時間になり、会議が終了します。
が、また同じID(URL)でホスト(主催者)がミーティングを開始すれば、その他の参加者さまも同じID(URL)の会議に参加しなおす事もできます。

終了時間前に残り時間が表示されますので、もし延長する場合は参加者さまにそのタイミングでお知らせすると良いですね。

なお、有料アカウント(プロ版以上)であれば、参加人数による時間制限はありません。
使える機能も増えますので、複数名で、長時間利用する予定の方は有料版の使用を検討されることをオススメします。

 

以上、Zoomミーティングを主催する方法でした。